江苏省《国家行政机关公文处理办法》实施细则
财建〔2021〕148号 目前固定
类 别:小企业会计文 号:财建〔2021〕148号颁发日期:2021-06-17
地 区:全国行 业:全行业时效性:有效
?第一章 总 则
?第一条 为做好江苏省各级国家行政机关公文处理工作,加强管理,使之规范化、制度化,现根据《国家行政机关公文处理办法》,结合本省实际情况,制定本实施细则。
?第二条 国家行政机关的公文(包括电报,电脑和传真机传送的文件,下同),是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规、规章和行政措施,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况和交流经验等的重要工具。各级国家行政机关必须认真做好公文处理工作,为社会主义现代化建设服务。
?第三条 各级国家行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,提高公文处理工作的效率和质量,加强公文执行情况的督促检查和信息反馈。
?第四条 公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。
?各级国家行政机关要逐步采用现代化手段处理公文,加快运转,提高整体效益。
?第五条 国家行政机关的公文工作,要贯彻党政职能分开的原则。
?第六条 公文处理工作,必须严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和其他有关保密规定,确保国家秘密。
?第二章 公文主要种类
?第七条 我省国家行政机关的公文种类主要有:
?一、命令(令)、指令
?发布重要规章,采取重大强制性行政措施,任免、奖惩有关人员,撤销下级机关不适当的决定等,用“命令(令)”。
?发布指示性和规定性相结合的措施或要求,用“指令”。
?二、决定、决议
?对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。
?三、指示
?对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。
?四、布告、公告、通告
?公布应当普遍遵守或周知的事项,用“布告”。
?宣布重要事项,用“公告”。
?在一定范围内公布应当遵守或周知的事项,用“通告”。
?五、通知
?发布规章和行政措施,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,用“通知”。
?六、通报
?表彰先进,批评错误,传达重要情况,用“通报”。
?七、报告、请示、议案
?向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。
?向上级机关请求指示、批准,用“请示”。
?提请同级人大及其常委会审议地方性法规草案、本行政区域内的国民经济和社会发展计划、预算及其执行情况以及其他重大事项,用“议案”。
?八、批复
?答复请示事项,用“批复”。
?九、函
?相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等,用“函”。
?十、会议纪要
?传达会议议定的事项和主要精神,要求与会单位及有关单位共同遵守、执行的,用“会议纪要”。
?会议决定事项如涉及机构、编制、经费、人事任免、表彰、工资福利、重大项目的审批等事项,以及政策性强,涉及面广,需要共同执行的,须用与之相适应的其他文种行文。
?十一、意见
?对某一重要问题提出设想、建议和安排,用“意见”。
?十二、规定、办法、细则
?制定发布规章、行政措施和其他规范性文件,用“规定”或“办法”。
?为施行国家行政法规、地方性法规、规章和行政措施所采取的措施,用“细则”或“办法”。
?规章和行政措施的名称不得取名“条例”。
?第三章 公文格式
?第八条 公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。
?第九条 公文眉首形式主要有:
?一、政府文件眉首,一般占首页的三分之一到五分之二,用横线与正文部分隔开,包括文件名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、文件份数号码等内容。
?(一)公文名称用醒目、整齐、庄重字体套红印刷,置于眉首上部,发文字号之上。两个以上机关联合行文,主办机关应排列在前,也可用一个主办机关的名称。
?(二)发文字号包括发文机关代字、年号、顺序号,置于文件名称之下、横线中央上面。几个机关联合行文,一般只标明主办机关发文字号。
?(三)秘密文件应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,标于公文眉首右上角。
?(四)紧急文件分“急”、“特急”两种,应分别标于文件眉首右上角,列密级之上。(紧急电报分特急、加急、平急三种)。
?(五)文件份数顺序号码置于公文眉首的左上角。
?(六)向上级政府报送审批的文件,要由本地区、本部门的主要负责人签发,主要负责人外出时,由主持工作的负责同志签发。签发人姓名印在发文字号的同行右端。
?二、政府令眉首印有“×××人民政府令”字样,编号放其下正中,与正文之间不用横线隔开。
?三、政府函件眉首印有发文机关名称。编号放在横线之右下角、标题之上,如系机密和紧急函件,注在眉首横线右下角、编号之上。
?四、政府常务会议、办公会议纪要眉首,占首页的三分之一,印有纪要名称,编号放在纪要名称之下中间,横线之上,如有密级和紧急程度,置放横线右上方,签发日期置放横线左上方。
?五、政府白头文件,编号放在文件首页左上角(可用红油墨印刷)份数号码放在右上角,密级注在份数号码之下。
?第十条 正文部分一般包括公文标题、发往机关、正文、附件、落款、附注等。
?一、公文标题置于横线中央之下(无横线居于开头正中),发往机关之上。标题要准确简要地概括公文的主要内容,一般包括发文机关名称和公文种类。除发布和批转政府规范性文件外,标题一般不加书名号,也不用其他标点符号。
?转发上级文件或批转下级文件,如原标题文字过长,可重新概括确定标题。
?会议通过的文件,应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
?批转的会议纪要的格式:标题为“××会议纪要”,会议纪要时间放标题下面用括号括起来。
?批转的资料性的或没有抬头的文件,标题一般不冠机关名称,在标题下面注明机关名称和年月日,并用括号括起来。
?二、除“布告”、“公告”、“通告”以外,正式文件一般要标明发往机关。机关名称的排列首先是主送机关,其次是其他机关。在这个原则下,按党、政、军、群顺序排列。发往机关一般标于标题之下,正文之上左端顶格位置。“决定”、“决议”、“令”等文种,主送机关也可置于文尾抄送栏之上。
?三、正文部分是公文内容的表述。需要使用序数符号标明层次时,一般排列顺序是:第一层用“一”,第二层用“(一)”,第三层用“1.”,第四层用“(1)”。政府规章和规范性文体,按照拟定地方性法规草案和规章的有关规定,视需要用章、节、条、款、项、目标明层次。
?四、公文如有附件,附件名称和顺序注在正文之后,发文日期、印章之上。附件应与主件订在一起发送;如附件因故不能与主件订在一起,在附件首页左上角注明主件的发文字号,与主件同时发送。
?五、文件落款,指正文末尾所署的发文机关名称、印章和年月日。发文日期以公文的签发日期为准,经过会议批准的,以通过之日为准;几个机关联合发文的,以最后一个机关签发之日为准。
?六、须加盖发文机关印章的文件,印章盖在文件末尾发文日期处,以印章的下部边缘压盖发文日期,并应注意尽量使年月日露出。文件加盖印章后不需在落款处另署发文机关名称。“决议”通过的日期注于标题之下,在文尾的空间处盖章即可。
?七、公文需注明发至范围、可否登报等,标在文件落款下,用括号括起来。
?第十一条 文尾部分,政府文件包括主题词、抄报送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项;函件只包括主题词、抄报送栏、份数等项,不注明印发机关和印发日期;会议纪要用“分送”,以示不分机关大小和职务高低。
?一、主题词,置于文件文尾部分横线之上左端,函件、会议纪要、情况通报所标的主题词,与抄送、分送栏之间不用横线隔开。按政府公文主题词表规定标引,词目之间间隔一字距。
?二、抄报抄送栏,设在文尾主题词之下。抄报机关与抄送机关分列两段,抄报机关在上。抄送机关一般按党委部门、人大部门、政协部门、法院、检察院、军队部门、政府部门的顺序排列。“决定”、“决议”等文件的主送机关名称置于文尾的,放在抄送机关之上。抄报抄送机关名称用规范化简称。
?三、印发机关栏设在抄送栏下,用横线与抄送栏隔开,左端署公文印发机关的全称,右端以送往印刷的时间署印发日期。翻印文件在印发机关栏下署明翻印机关名称和翻印日期,用横线与原印发机关及日期栏隔开。
?四、文件份数置于印发机关及日期栏横线右下一行,翻印文件份数置于翻印机关及日期栏横线右下一行。函件、会议纪要共印份数放抄送、分送栏右下一行,不用横线隔开。
?第十二条 公文文字从左至右横排。公文纸一般用十六开型(长260毫米、宽185毫米),左侧装订。“布告”、“公告”、“通告”用纸大小,根据实际需要确定。公文标题一般用二号宋体,批语用三号楷体,正文一般用三号仿宋体。批转下级机关文件时,下级机关的正文用四号仿宋体。文前排印领导同志批语时,两端各少排两个字。如批语超过一页,加印标题。
?第四章 行文规则
?第十三条 各级国家行政机关的行文关系,根据各自隶属关系和职权范围确定。
?一、政府各部门在自己的权限内,可以互相行文,可以同下一级人民政府的有关部门互相行文,也可以根据本级政府授权和本部门的工作职责,对下一级人民政府直接行文。
?二、同级人民政府、一级人民政府同上一级政府部门、同级政府各部门可联合行文。
?三、受双重领导的机关上报公文,同时报送双重领导的机关,并根据内容写明主报机关和抄报机关,由主报机关负责答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时,同时抄送另一上级机关。
?第十四条 国家行政机关的公文,不得向党的组织作指示、交任务。如公文内容涉及党的工作,应与党的组织联合行文。
?不要用党组或党委的名义单独向上级政府写请示、报告。
?第十五条 各级国家行政机关应遵循行文规则,充分发挥职能作用。
?一、各级人民政府的公文内容,主要是该级政府职权范围内带有全局性的重大问题,包括方针、政策和规章、行政措施的发布,对全局工作或一个时期工作的部署,对某些重大问题或行动的决策,对全局工作有指导意义的经验介绍,以及向上级政府的请示、报告和对下级政府的命令、指示、批复等。
?二、凡属本机关职权范围内可以解决或可与其他部门协商解决的事项,不要请示上级机关;可以自行下达或可与有关机关联合下达的公文,不要报请上级机关批转。
?三、凡涉及几个部门的问题,在与有关部门未协商一致时,部门一律不得各自向下级机关行文。
?四、向上级机关请示的事项,如涉及其他地区或部门的,应与这些地区或部门充分协商,尽可能取得一致意见后再上报;经过反复协商仍不能取得一致意见的,应在向上级机关的请示中如实写明各自的不同观点,以便上级机关裁决。
?五、凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的简单问题,不要行文。
?六、属于一级人民政府履行审批手续的事项,如该级政府授权,可由有关职能部门代行审批,抄报本级政府备案。
?七、向下级机关的重要行文,如涉及计划、财政、机构、人事、劳动工资、物价等内容的,以及具有普遍约束力的规范性文件,应抄报直接上级机关,并抄送有关主管部门。政府各部门向下一级人民政府行文,应抄报本级政府。
?第十六条 请示和报告要分开。请示问题尽量做到一文一事,不要一文数事。报告、纪要、简报中不得夹带请示问题,如有需要请示上级政府解决的问题,应单独办理。
?第十七条 向上级机关的请示,一般应主报一个机关,不要多头主报,不要同时抄送给下级机关。请示一般不要以个人名义上报。除领导同志有专门交代或有特殊情况的以外,文件抬头都要写给主报机关,一律送主报机关办公厅(室)呈批,不要直接送领导者个人,更不要同时送几位领导人,以免重复批示或发生错漏。
?第十八条 各级国家行政机关请示问题应逐级上报,除有下列情况之一的,不得越级行文。
?一、对上级机关的检举、控告;
?二、领导机关指定越级和根据规定可以越级上报的事项(报时要加说明);
?三、情况特殊紧急,逐级上报会延误时机,遭致损失的事项。上报时要抄报给越过的上级机关。
?对于不符合规定和要求的越级请示及其他文件,收文机关可不予受理,并退回给发文机关。
?第十九条 经有权机关批准在报刊发表的国家行政机关公文,应视为正式公文依照执行。如不另行文,应在报刊发表时注明。
?第五章 公文形成
?第二十条 公文的形成过程,包括拟稿、核稿、会签、签发、缮印、用印、发送。
?第二十一条 拟稿
?一、政府工作部门、办事机构和直属单位,除认真做好本机关发文工作外,还要承担代拟本级政府有关公文的任务。
?二、公文的起草,应由谙熟该项工作和业务的专人承办,领导人应提出基本思想和主要观点,指出解决问题的原则和措施。
?重要公文的起草,应由机关领导人亲自主持指导,成稿后要经集体研究,并在适当范围内征求意见。
?三、草拟公文应遵守以下几点:
?(一)要符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明。
?(二)情况要确实,观点要鲜明,条理要清楚,层次要分明,文字要精练、通顺、生动,标点要准确,书写要工整,篇幅要力求简短。
?(三)用词要准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文要准确无误。在使用简称时,应先用全称,并注明“以下简称××”。简称应规范化。年度应当写全,不要把“一九××年”简写成“××年”。时间应写具体的年月日,不要用“明年”“上月”“前日”等语。不写不规范的字。
?(四)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数字者外,一般用汉字书写,也可用阿拉伯数字书写。但在同一公文中,数字的使用应前后一致。一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。
?数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句,以及邻近的两个数字并列连用,表示概数的情形,应使用汉字。
?公文应使用国家法定的计量单位。
?(五)引用公文应注明发文时间、机关、标题、文号。复文应写明来文日期或来文字号、标题,以便受文机关查找。
?(六)起草公文需用规定的文稿纸。文稿纸按公文格式和处理的责任需要,一般划分为发文字号、秘密等级、紧急程度、拟稿单位、拟稿人、标题、会签、核稿、签发、主题词、主送、抄送、校对等栏目,应逐栏填写清楚。标题、主送、抄送栏目内容长短不一,也可放在文中和文尾,不印在文稿纸上。
?(七)起草公文的依据文件、重要参考资料,应附在文稿之后(地方性法规、规章和行政措施的起草说明亦应附后),以便审核。
?(八)根据公文内容准确地标明密级。
?第二十二条 核稿
?各级国家行政机关的办公厅(室)在将公文送领导人签发之前,应认真做好审核把关工作。审核的重点是,是否需要行文,应由哪级机关行文;文稿内容是否符合国家的法律、法规,符合党和国家的方针、政策和有关规定;提出的意见和办法是否切实可行;需要同有关部门协商的事项,是否已协商一致;文内涉及的人名和事件是否准确属实;文字表述、文种使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。
?审核人要签署自己的意见、姓名和时间。
?地方性法规、规章和行政措施(草案),由政府法制机构审核后,将审查报告附后一并上报。
?第二十三条 会签
?一、凡涉及有关部门或有关地区、有关方面的问题,主办机关应主动与有关部门或有关地区、有关方面协商、会签,然后行文。代上级机关草拟的公文文稿,应经有关方面会签而未会签的,上级机关可以退回重办。
?二、需要会签的公文文稿,内容复杂、紧急的,主办机关应主动与有关机关协商,有关机关要积极参与研究,经过协商一致后,由各有关机关负责人签字。
?三、代政府草拟的公文文稿,在会签中遇有分歧意见时,由主办机关或办公厅(室)请示政府有关领导人处理,主办机关和办公厅(室)要如实反映分歧的焦点和各方意见。
?第二十四条 签发
?各级国家行政机关发出的公文,由机关领导人签发。重要的或涉及面广的公文,由正职或主持日常工作的副职领导人签发。涉及两个以上领导人职权的事项,由有关领导人会签或联合签署发出。有的公文可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发。
?报送人大审议的地方性法规草案,政府发布的规章,须经政府常务会议讨论通过,由行政机关正职领导人签发。
?第二十五条 各级领导人审批公文要认真负责。文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间,不得只签姓不写名,不得只划圈模棱两可代替签发,也不得不签时间。
?第二十六条 公文的起草、审核、签发,应使用钢笔或毛笔。不要在左侧装订线外边写字。对不符合要求的文稿,应按要求重新处理。
?第二十七条 缮印
?经机关领导人签发的公文,付印前必须由文书部门校核无误。印刷单位对签发付印的公文,要按照轻重缓急安排。急件必须按要求时间印出,不得自行压误。印发后如发现差错,应及时更正或重新印发。
?上级机关的文件,除绝密或注明不准翻印的以外,经下一级机关的秘书长或办公厅(室)主任批准,可以翻印、转发。
?第二十八条 用印
?凡正式文件,一律加盖印章。
?公文盖印要端正、清晰,不得漏盖、错盖。对于不符合行文制度、原稿未经签发、字迹模糊不易辨认,以及超出发文份数的公文不予盖印。除正文盖印外,原稿亦应盖印,以示文件办结。原稿盖印,一般是在核稿和签发人姓名之下。
?第二十九条 发送
?一、国家行政机关的公文发送范围、份数,应当按照公文内容和工作需要,发给负责办理和必须阅知的单位。
?二、公文的发出,应经过装封、编号、登记,并履行严密的传递、交接手续。
?三、传递秘密公文时,必须采取相应的保密措施,通过机要通信渠道或者密封派人传递,确保文件安全。
?第六章 公文办理
?第三十条 国家行政机关的公文办理,除公文形成、立卷、销毁以外,还包括收文、批办、催办、办结等程序。
?第三十一条 收文
?呈送国家行政机关的公文,统一由办公厅(室)的文书部门签收、拆封、登记、编号,除写明“亲收”、“亲启”文件由本人拆封外,不得越过文书部门。亲收、亲启者认为有登记必要时,交给文书部门补办登记、编号手续。
?代表机关外出参加会议带回的会议文件,应交给文书部门登记办理或存档。
?需送政府领导人阅示的公文,统一由办公厅(室)文书部门签收、登记,除特殊紧急情况外,不要直接送给领导个人。
?第三十二条 登记
?机关收文可按发文机关分类登记,对阅件、办件要作出标记。阅件系指各种报告、抄件等,只需收文机关了解来文的内容即可;办件是指需要收文机关办理的文件。
?对有些没有密级且属不必要的越级行文,发给个人或无工作关系的抄件,不须办理和没有保存价值的公文,可不登记。
?第三十三条 分办
?公文由办公厅(室)文书部门协助机关的领导人处理。属于阅件,分送机关领导人和有关人员阅读。阅读范围较广的,经请示领导,可按规定翻印,或组织传阅、开会传达。办件,对于有明确主管部门负责的,要在转办时提出处理意见和要求,直接转交该主管部门处理;需要几个部门
?协商办理的,转交一个部门主办,由主办部门会同有关部门商办;对需紧急处理的公文,要提出办理的时限。办文人员要熟悉业务,确保分办准确。
?公文送请领导人审阅前,文书部门要认真筛选,防止事无巨细,以保证领导人集中精力抓大事。
?第三十四条 批办
?上级领导机关下达的文件和收文中事关重大、紧要、复杂的文件,由办公厅(室)文书部门提出拟办意见后,直接送主管的领导人批办。呈送时应提供简要的背景情况和有关文件,以备领导人批示处理时参考。
?各级领导人批办文件要及时、明确。
?下级机关报来的请示文件,只需机关领导人批示或表态而不发文的,送请主管领导人签批后,将签批件或复印件退回发文机关。
?第三十五条 承办
?主管机关收到交办公文后,应积极承办,限期办完。到期未办完的,要主动向交办机关说明原因。对征求意见的公文,到期未木将意见返回的,即视为同意。
?承办机关确认交办的公文不属于自己主管的范围,应迅速与交办机关交换意见,经交办机关认可后退回。不要积压或自行转出处理。
?凡属承办机关在职权范围内有权处理的事项,承办机关可直接答复来文机关,同时抄送交办机关备案。
?凡需以上级交办机关的名义行文处理的,承办部门要负责代拟文稿;如须与有关部门会签的,经与有关部门会签后,连同交办的文件呈送交办机关。
?各部门对承办公文的办理情况,要定期进行自查,防止漏办或延误。
?第三十六条 会办
?领导机关交办的公文涉及两个以上部门时,由主办部门负责与有关部门联系协同办理。有关部门要密切配合,不得推诿。
?第三十七条 催办
?文书部门在公文处理过程中要加强催办工作,建立催办制度。对送请领导人批示的文件要及时催办,传阅件要及时组织传阅。对转给承办机关的办件,要采取多种办法,抓紧检查督促,尽快办完。
?第三十八条 办结
?阅件,凡应阅知的人员都已签字或圈阅的,视为处理完毕。
?办件,凡按有关程序,符合下列情况之一的,为办理完毕:(一)已按领导人批示,认真承办,履行了处理程序,并有结果;(二)对上级机关公文,已通过行文或其他方式贯彻执行;(三)对同级机关函件已经明确答复;(四)对下级机关请示已作批复。
?第三十九条 反馈
?下级机关对上级机关重要来文的执行情况,应及时向发文机关报告。发文机关要定期检查重要行文的贯彻情况,并形成督促检查制度。
?第七章 公文立卷、销毁
?第四十条 清退
?阅办完的公文要退给文书部门统一处理。有存档价值和存查必要的公文,由文书部门立卷留存。会议形成的文件、音像资料,要指定专人负责收集齐全,组卷归档。
?发文机关应按照有关保密规定,对绝密文件和必须收回的机密、秘密文件列出目录,通知有关机关按时清退,进行处理。
?第四十一条 立卷
?各级国家行政机关应根据《档案法》和国家有关文书档案管理的规定,制订出本机关的文件归档范围和文书档案的保管期限,及时归卷、立卷。
?公文处理完结,应根据文书立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料,按其特征、相互联系和保存价值,准确地分类整理立卷,保证齐全、完整,正确反映本机关的主要工作情况,便于保管、查找和利用。
?立好的案卷,应根据档案管理的有关规定,定期向档案部门移交。机关内非档案机构和个人,不得保存应存档的公文。
?第四十二条 利用
?档案部门对保管的文书档案,应规定借阅制度,既要有利于提供服务,又要保证档案的保密、完整和安全,二者不可偏废。
?第四十三条 销毁
?没有存档价值和存查必要的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可定期销毁。销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。
?第八章 附 则
?第四十四条 本省过去发布的有关国家行政机关公文处理的规定,凡与本实施细则不一致的,以本细则为准。
?第四十五条 本实施细则由江苏省人民政府办公厅负责解释。
?第四十六条 本实施细则自公布之日起施行。
?1989年10月16日